Hanele Rotomat pre administratívu vyhľadá v niekoľkých sekundách požadovaný spis a po stlačení tlačidla ho dopraví do výdajného miesta. Všetka manipulácia so spismi prebieha v optimálnej polohe obsluhy a tým je zabezpečená maximálna ergonomickosť pracoviska. Obslužný otvor je možné uzavrieť a zamknúť. Uložené dokumenty sú chránené nielen proti vplyvu okolitého prostredia, ale aj proti nepovolanému prístupu. Bezpečnosť priestoru obsluhy je zabezpečená viacerými nezávislými systémami kontroly.

Časy kartotékových skríň a stien na šanóny sú minulosťou, rovnako tak ako pracné vyhľadávanie a náročná manipulácia. Všetky tieto činnosti sú štandardne spojené so značnou fyzickou námahou a časovou náročnosťou.
Hänel Rotomat pre administratívu maximálne využíva výšku priestoru a dokáže zvýšiť úložnú kapacitu o viac ako 60%. Vzhľadom k tomu je možné podstatne redukovať priestory potrebné na uloženie spisov.